OCR za maloprodaju: fakture dobavljaca bez rucnog unosa
43% malih preduzeca ne prati ispravno zalihe jer su im dokumenti dobavljaca zarobljeni na papiru: OCR prekida usko grlo podataka.
Papirno usko grlo koje kosta prodaju
43% malih preduzeca u SAD-u ili ne prati zalihe ili koristi iskljucivo rucne metode. Koren uzroka cesto nije lenjost, vec da su podaci koji su im potrebni zarobljeni na papiru. Fakture dobavljaca, otpremnice, potvrde prijema robe i dokumenti o povratu sedde u fasciklama i email prilozima. Bez digitalizovanih, pretrazljivih podataka iz ovih dokumenata, upravljanje zalihama je nagadjanje. A nagadjanje dovodi do nestasica: do 35% posiljki narudzbi pati od nestasica zbog nedostatka vidljivosti u zalihe u realnom vremenu.
Izazov volumena
Maloprodavac srednje velicine obradjuje hiljade faktura dobavljaca mesecno od stotina dobavljaca. Svaka faktura ima drugaciji format, drugaciji raspored polja i drugaciji nivo detalja. Na skali, cak i male stope gresaka OCR-a stvaraju ogromne probleme uskladjivanja: stopa gresaka od 2% na 5.000 faktura znaci 100 dokumenata kojima je potrebna rucna korekcija. Pomnozite to sa vremenom za pronalazenje i ispravku svake greske, i "automatizacija" jedva stedi vreme.
Sta OCR maloprodaje mora da obradjuje
- Raznolikost formata vise dobavljaca: svaki dobavljac salje fakture u sopstvenom rasporedu
- Ekstrakcija stavki: ne samo ukupne iznose, vec individualne proizvode, kolicine i jedinicne cene za podudaranje zaliha
- Podudaranje otpremnice sa fakturom: uporedjivanje sta je naruceno, sta je isporuceno i sta je fakturisano
- Skeniranje racuna: racuni za troskove iz kupovnih putovanja, potrosnog materijala i operativnih troskova
- Listovi specifikacija proizvoda: katalozi dobavljaca i tehnicke specifikacije za listinge proizvoda
Trostruko podudaranje: NP, isporuka, faktura
Zlatni standard za dugovanja je trostruko podudaranje: narudzbenica odgovara otpremnici odgovara fakturi. Bez OCR-a, ovo podudaranje je rucno. Sa OCR-om koji izvlaci strukturirane podatke (kolicine, cene, referentni brojevi), podudaranje se moze automatizovati: odstupanja se oznacavaju pre placanja, ne otkrivaju tokom uskladjivanja.
