Zatvaranje firme: šta raditi sa dokumentacijom
Zatvaranje firme ne znači da možete da bacite dokumenta. Zakon propisuje obaveze čuvanja i predaje arhive. Evo kompletnog vodiča.
Zatvaranje firme ≠ Zatvaranje arhive
Mnogi preduzetnici misle da zatvaranjem firme prestaje obaveza čuvanja dokumenata. To nije tačno. Zakon o arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu (6/2020) propisuje da se dokumentacija mora čuvati i nakon prestanka rada pravnog lica.
Zakonske obaveze pri zatvaranju
- Sređivanje dokumentacije: sva dokumentacija mora biti organizovana po godinama i kategorijama
- Ažuriranje arhivske knjige: kompletna evidencija celokupne dokumentacije
- Izdvajanje arhivske građe: dokumenti trajne vrednosti se odvajaju
- Predaja nadležnom arhivu: arhivska građa se predaje Arhivu Srbije ili teritorijalno nadležnom arhivu
- Uništavanje bezvrednog materijala: samo uz saglasnost nadležnog arhiva
Rokovi čuvanja koji važe i nakon zatvaranja
| Vrsta dokumenta | Rok čuvanja |
|---|---|
| Finansijski izveštaji | Trajno |
| Poreska dokumentacija | 10 godina |
| Obračuni zarada | Trajno |
| Ugovori o radu | Trajno |
| Komercijalni ugovori | 10 godina od isteka |
| Fakture | 10 godina |
Kako DMS olakšava zatvaranje
- Organizovana predaja: svi dokumenti već kategorisani i sa metapodacima
- Automatska arhivska knjiga: generišite kompletnu arhivsku knjigu za predaju
- Export u standardnim formatima: PDF/A za dugoročno čuvanje
- Audit trail: dokaz o integritetu dokumentacije tokom celog perioda čuvanja
Čeklista za zatvaranje firme: dokumentacija
- Popisati svu dokumentaciju (digitalni i papirni)
- Ažurirati Listu kategorija registraturskog materijala
- Popuniti arhivsku knjigu za tekuću godinu
- Izdvojiti arhivsku građu trajne vrednosti
- Kontaktirati nadležni arhiv za predaju
- Dobiti saglasnost za uništavanje bezvrednog materijala
- Obaviti predaju uz zapisnik
Zaključak
Arhivix vam pomaže da zatvarate firmu u skladu sa zakonom. Automatska arhivska knjiga, organizovana dokumentacija i export za predaju nadležnom arhivu. Ne čekajte poslednji momenat: organizujte dokumentaciju sada.
